Efficiënt ondersteunen van de gemeentelijke taken

Voornemen tot uitbesteden belasting en invordering
Het afgelopen is hard gewerkt om per 1 januari 2021 alle publiekrechtelijke belastingprocessen onder te brengen bij de Belastingsamenwerking Gouwe-Rijnland (BSGR). Er zijn veel werkzaamheden uitgevoerd om zonder achterstanden en met data die op orde is de taken over te dragen aan de BSGR. Hiermee speelt de gemeente Velsen in op verbetering van de kwaliteit van de gegevens, verlaging van de kosten en een betere dienstverlening aan inwoners en ondernemers.

Outsourcing ICT
Na de zomervakantie is de Europese aanbesteding van de ICT-dienstverlening voortgezet met gesprekken met mogelijke leveranciers. Dit om de oorspronkelijk aanvraag aan te scherpen en een zorgvuldige afweging te kunnen maken. Het college heeft eind 2020 besloten de ICT-dienstverlening uit te besteden aan OGD ICT-diensten.

Het beheer van de bestaande ICT- omgeving wordt gefaseerd overgedragen aan OGD ICT-diensten. Deze gefaseerde overgang wordt in het voorjaar 2021 afgerond.

Duurzaam en circulair inkopen
Het aandachtsgebied voor duurzaam en circulair inkopen is onderdeel van het programma Klimaat en Duurzaamheid vanwege de aansluiting met het CO₂ reductieplan. Binnen de gemeente verrichten meerdere afdelingen die inkopen. De adviserende rol van inkoop en contractmanagement ligt bij het domein Bedrijfsvoering. 

De adviseur Inkoop en Contractmanagement (gestart in 2020) heeft naast de aandacht voor de verdere ontwikkeling van inkoop, contractbeheer en contractmanagement de volgende taken:

• Aandacht vragen voor circulaire inkoop. Duurzaamheid en circulariteit is een actief aandachtspunt voor alle medewerkers in de organisatie die zich bezighouden met inkoop;
• Aanjagen/motiveren, verbinden, monitoren, ondersteunen en begeleiden van medewerkers.  

In 2020 startte gemeente Velsen met het ontwikkelen van duurzaam en circulair inkopen. In 2021 wordt dit verder uitgewerkt. Het Rijk streeft naar een circulaire economie in 2050. Velsen en de andere gemeenten in de Metropoolregio Amsterdam hebben afgesproken om in 2025 50% circulair in te kopen. Door circulaire inkoop wordt de markt gestimuleerd om producten en diensten circulair te maken en aan te bieden. Door circulaire inkoop levert de gemeente een bijdrage aan de realisatie van een circulaire economie. 

Aanpassing huisvesting
Door corona zijn er aanvullende doelen en acties ontstaan die wij vooraf niet voorzagen. Prioriteit in 2020 was het aanpassen van de gebouwen aan de gestelde maatregelen:
1,5 meter afstand, voorkomen van plekken met te veel mensen in een kleine ruimte en het toepassen van hygiënemiddelen. Het huisvestingsplan is aangepast aan de nieuwe manier van werken tijdens en na Corona.

Om flexibel overleggen mogelijk te maken zijn de volgende acties uitgevoerd:

• Nieuwe vergaderruimte in het souterrain van het gemeentehuis;
• Op verschillende plekken is het mogelijk om informeel te overleggen, bellen en/of digitaal te overleggen;
• In de bestaande vergaderzalen is de optie om staand te vergaderen toegevoegd;
• Hybride overleggen is nu mogelijk in vergaderzalen door het toevoegen van oplossingen voor audio en video. Daarmee is een combinatie van offline en online overleg mogelijk.

De geplande aanpassing van de eerste verdieping in het hoofdgebouw en het creëren van een raadslobby zijn door de extra werkzaamheden voor de aanpassingen van de gebouwen als gevolg van corona niet uitgevoerd in 2020.

Verlaging omslagrente

Door de blijvende lage marktrente vielen de rentelasten in 2020 lager uit. In 2020 zijn er meer langetermijnleningen aangetrokken dan verwacht. De werkelijke rentepercentages ervan zijn lager uitgevallen dan begroot. Conform het besluit in de 2e Bestuursrapportage is de omslagrente verlaagd naar 2%.

Verduurzaming gemeentelijke panden
De gemeente streeft naar het verduurzamen van ruim 50 gebouwen zoals de eigen huisvesting (o.a. gemeentehuis, wijkposten), de stadsschouwburg en de sportaccommodaties. In 2030 is het gemeentelijk vastgoed voorzien van een label A. In 2020 zijn de volgende werkzaamheden uitgevoerd of voorbereid.

• Bestaande verlichting vervangen door ledverlichting voor het gemeentehuis, gemeentelijke gymzalen, wijkposten en sporthal Polderhuis (Velserbroek);
• Vervangen dakbedekking en opwaarderen dakisolatie voor de gemeentelijke panden waarin de volgende organisaties in zijn gehuisvest: Partou kinderopvang (Santpoort-Zuid), Stichting Buitengewoon, bibliotheek (Velserbroek), aula en bijgebouwen van begraafplaats Duinhof;

• De aula van begraafplaats Duinhof is verder verduurzaamd door alle ramen met enkelglas te vervangen door isolatieglas;
• Voor de Stadsschouwburg Velsen is een plan opgesteld om de toneeltoren te isoleren. Provincie Noord-Holland verleende een subsidie als tegemoetkoming in de kosten. Uitvoering is in 2021 gepland;
• Voor sporthal Oost in IJmuiden gaven we opdracht de gevels en het dak te vernieuwen en te isoleren én een nieuw luchtbehandelingssysteem met warmte-terugwinning te installeren;
• Voor sporthal Het Polderhuis, Velserbroek gaan de verduurzamingsplannen niet door omdat we deze accommodatie op de middellange termijn vervangen voor nieuwbouw;
• De nieuwe Dolfijn-gymzaal aan de Planetenweg wordt op dit moment aardgasvrij gebouwd en voorzien van riothermie (warmte uit het riool) en zonnepanelen;
• De verduurzaming van zwembad De Heerenduinen bestaat o.a. uit het isoleren van de buiten-glijbaan. zie verder programma Ondernemend en duurzaam Velsen . voor een uitvoerige beschrijving van alle duurzaamheidsmaatregelen voor het zwembad.

Kadernota Vastgoed en portefeuilleplan een stap dichterbij
In 2020 is gestart met het opstellen van een nieuwe kadernota Vastgoed. Hierin staat het belang van het gemeentelijk vastgoed (gebouwen en gronden). Doordat de gemeente vastgoed bezit, kan zij (maatschappelijke) doelen zoals welzijn en sport realiseren én sturen op ruimtelijke ontwikkelingen. Verder geeft deze nota informatie over de kaders voor verkoop, erfpacht, verhuur en aankoop van gebouwen en gronden.

Uit de nota volgt een uitvoeringsprogramma (portefeuilleplan) dat tweejaarlijks wordt vastgesteld. Hierin staat welk vastgoed de gemeente de komende periode wil behouden, verbeteren, verduurzamen, verkopen of aankopen. Dit moet uiteindelijk leiden tot de ideale vastgoedportefeuille.
Het vaststellen van de kadernota Vastgoed staat gepland voor het tweede kwartaal 2021.

De belangrijkste transacties met betrekking tot het gemeentelijk vastgoed:

• Het pand Doelmanstraat 34 in Velsen-Noord is in 2020 verkocht.
• De verkoopprocedure (2019) van Kanaalstraat 257 IJmuiden (voormalig Witte Theater) heeft nog geen koper opgeleverd. De eerste kandidaat trok zich terug. De gemeente is nu in onderhandeling met een tweede kandidaat. In het tweede kwartaal 2021 weten we of deze kandidaat het pand koopt.

• In 2019 besloot de gemeente de panden (kazernes) waarin de brandweer zit in 2020 over te dragen aan de VeiligheidsRegio Kennemerland (VRK). Het betreft de panden aan ’s Gravenlust 35 Velsen-Zuid en Eenhoornstraat 2B IJmuiden. De overdracht is op basis van recht van opstal. De (onderhouds)budgetten en nutscontracten zijn inmiddels overgedragen. In 2021 wordt de notariële overdracht afgerond.

Kwijtschelding gebruiksvergoeding gemeentelijk vastgoed i.v.m. coronamaatregelen
Gemeente Velsen geeft vastgoed (grond, gebouwen en sportaccommodaties) in gebruik via bijvoorbeeld een huur- of erfpachtovereenkomst aan diverse soorten gebruikers. Gezien de gevolgen van de coronacrisis besloot het college onder bepaalde voorwaarden, voor de periode tussen 16 maart en 1 september 2020, een deel van de verschuldigde vergoeding voor deze gebruikers kwijt te schelden. Hiervoor is een uitvoeringsregeling vastgesteld. De verzoeken die wij ontvingen, zijn beoordeeld en afgehandeld. Er waren uiteindelijk zeventien gebruikers die voor kwijtschelding in aanmerking kwamen. Het gaat voornamelijk om gebruikers uit de horeca- en cultuursector en detailhandel. Voor de regeling voor sportaccommodaties zie programma Sociaal en vitaal Velsen.

Bevorderen integraal werken, versterken kwaliteit interne samenwerking
In 2020 is het budget vooral besteed aan ondersteunende werkzaamheden bij de organisatiebrede structuurwijziging. Ontwikkeling van onze organisatie naar nog betere dienstverlening en nog betere interne en externe samenwerking (samengevat in het programma ‘Graag Gedaan’) bestaat uit vele aspecten: naast het ontwikkelen van talent en leiderschap, omgevingsbewustzijn, digitalisering en passende huisvesting, is ook structuur uiteindelijk een factor die de samenwerking positief of negatief kan beïnvloeden.

In 2019 is veel tijd besteed om in alle geledingen van de organisatie na te denken over de wijze waarop we onszelf ‘slimmer’ kunnen organiseren. Dat heeft geleid tot een nieuwe organisatiestructuur met minder hiërarchische lagen gericht op snellere besluitvorming en meer ruimte voor het professionele oordeel van de medewerkers. (zie ook paragraaf Bedrijfsvoering).

Ook het uitbesteden van werkzaamheden (Belastingen en ICT-beheer, beide met ingang van 2021), past bij de gedachte van slimmer organiseren. Het doorvoeren van de reorganisatie is door corona twee keer uitgesteld, maar is uiteindelijk toch ingegaan in juni 2020. Zowel bij de voorbereiding als bij de uitwerking van die reorganisatie zijn kosten gemaakt voor advisering, bijeenkomsten en communicatie. De opbrengsten van de structuurwijzigingen zijn deels financieel; ze leveren een grote bijdrage aan de bezuiniging van € 680.000 die de raad heeft opgelegd aan de organisatie, maar naar verwachting ook kwalitatief; snelheid en kwaliteit van dienstverlening en besluitvorming.

Reguliere activiteiten

In dit programmaonderdeel (5.2) zijn diverse processen opgenomen die de organisatie ondersteunen bij het uitvoeren van de wettelijke en overige taken. Hieronder vallen de activiteiten die als overhead worden gezien, zoals bijvoorbeeld Financiën, Human Resources, Facilitair (o.a. bodes), directie.