Informatiebeleid

In 2020 zijn de resultaten van de Veiligheidsmonitor als dashboard toegevoegd aan Velsen in Cijfers. Hierdoor is goed te zien hoe veilig mensen zich voelen in Velsen of in hun wijk. Niet alleen kunnen de wijken onderling vergeleken worden, maar kan ook worden gekeken naar de ontwikkeling van een wijk in de tijd. Ook kan de veiligheidsbeleving vergeleken worden met de regio, de provincie of het hele land.
Daarnaast is er een eerste opzet voor een analysedashboard voor de meldingen openbare ruimte ontwikkeld. In de loop van 2021 zal deze beschikbaar worden gesteld aan het bestuur en de raad. Deze wordt samen met de vakmensen verder ontwikkeld.

ICT-infrastructuur

Outsourcing ICT

Na de zomer vakantieperiode is de Europese aanbesteding van de ICT-dienstverlening voortgezet met dialoogrondes. Dit om de initiële aanvraag aan te scherpen en een zorgvuldige afweging te kunnen maken. Het college heeft eind 2020, na een Europese aanbesteding, besloten de ICT-dienstverlening aan OGD ICT-diensten uit te besteden.
De projectactiviteiten zijn gestart met een transitiefase waarin het beheer van de bestaande ICT- omgeving wordt overgedragen aan de ICT-dienstverlener. Deze transitiefase zal in het voorjaar 2021 zijn afgerond.

Documentaire informatie

Van digitaal dement naar digitaal (ge)weten!
In 2020 is er een project van start gegaan om de archivering binnen de organisatie op orde te krijgen. De aanleiding daarvoor was een beoordeling door de provincie op basis van een audit, waaruit een aantal kritiekpunten naar voren kwamen. De organisatie kreeg een jaar de tijd om verbeteringen door te voeren, en in oktober van 2020 heeft er een nieuwe beoordeling plaatsgevonden.

In dat jaar zijn er een reeks aan successen geboekt. Een belangrijk onderdeel daarvan is bijvoorbeeld het werven van een Recordmanager, die op 1 augustus is gestart. Daarnaast is er veel energie geïnvesteerd in het creëren van bewustwording binnen de organisatie op het gebied van informatiebeheer en is er een handboek opgesteld voor kwaliteitsborging.

De provincie heeft tijdens de laatste audit geconcludeerd dat er veel werk is verzet en nu uit de ‘gevarenzone’ is. In 2021 gaan wij verder met het oppakken van de adviezen vanuit bovengenoemde audit en de archiefinspectie die in november is uitgevoerd. Het breder uitrollen van het kwaliteitshandboek, het organisatie-breed beheren en tijdig vernietigen van daarvoor in aanmerking komende digitale en analoge archiefbescheiden en het breder inzetten van vervanging van fysieke documenten zijn voorbeelden van dergelijke adviezen.

Basis- en kernregistraties

Eerste stappen nar "Velsen 3D"
Vorig jaar is er een 3D pilot uitgevoerd en is het gebied tussen Pontplein en Stadspark, ook wel bekend onder de naam “van Pont tot Park”, opgebouwd in 3D voor zowel de boven als ondergrond. Het maken van het 3D model is niet handmatig gedaan maar via slimme tools en algoritme in combinatie van bestaande registraties opgebouwd. Door deze methode te gebruiken kun je tegen lage kosten snel resultaat behalen. Een kanttekening is wel dat het 3D model niet overal goed is berekend (ongeveer 10%) dus een handmatige nabewerking is wel wenselijk.  

  
Uit de pilot is wel gebleken dat we nog een paar grote uitdagingen hebben om 3D succesvol te kunnen implementeren in Velsen dit zijn o.a.

• onhandelbare grote databestanden;
• geen goede open standaarden;
• beheren van het 3D model (een registratie moet je actueel houden);
• opbouwen van kennis binnen de organisatie;

Rekening houdend met het bovenstaande gaan we in de komende jaren wel stappen zetten naar een eenvoudige 3D model die geschikt zal zijn voor geluidsberekeningen, schaduwanalyses, 3D visualisaties en/of afwateringsberekeningen.

Ruimtelijke informatie

Omdat per 1-2022, voor alle gemeenten in Nederland, de waardering van onroerende zaken gebaseerd gaat worden op de netto-gebruiksoppervlakte zoals deze in de Basisregistratie Adressen en Gebouwen geregistreerd is in plaats van op de bruto inhoud van objecten moet ook de Gemeente Velsen hier aan gaan voldoen. Deze omrekening valt samen met de outsourcing van onze afdelingen Belastingen naar de BelastingSamenwerking Gouwe-Rijnland, de BSGR. Dit project gaat dan ook onder regie van de BSGR uitgevoerd worden waarbij onze Bag-beheerders die al ervaring hebben met het berekenen van netto-gebruiksoppervlakte conform de wet Bag een belangrijke bijdrage gaan leveren. De voorlopige verdeling tussen de BSGR en de Bag van Velsen geeft aan dat de BSGR zich eerst focused op rijtjeswoningen terwijl de focus van Bag-Velsen ligt op vrijstaande en half-vrijstaande woningen. Het project moet in ongeveer 5 maanden gerealiseerd zijn en waar termijnen in de knel dreigen te komen zullen we elkaar, BSGR en Velsen, bijspringen. Alle objecten die door de Bag-Velsen berekend worden zullen gecrediteerd worden op de uiteindelijke factuur.
Op dit moment zijn we volop bezig en heeft ook de BSGR toegang tot de voor het project noodzakelijke bouwtekeningarchieven en zoekmachines. De start van het project is 1-1-2021 en de voorbereidingen hebben in december 2020 plaats gevonden.

Deelname aan landelijke initiatieven

Klant Interactie Service Systeem (KISS)
Veel gemeenten gebruiken de e-Suite als zaaksysteem en ter ondersteuning van het KCC. Ook de gemeente Rotterdam wilde de e-Suite hiervoor gebruiken maar heeft geconcludeerd dat de KCC-functionaliteit niet voldoet aan haar wensen vanuit dienstverlening en bedrijfsvoering. Daarom hebben de gemeenten afgesproken om te starten met een marktverkenning om te komen tot een inkooptraject. Nadat de kerngroep KISS in 2019 de concrete uitwerking had opgepakt heeft de kerngroep begin 2020 een marktverkenning geweest. Omdat de gemeentes verschillend urgenties hadden en de investeringen niet gedekt werden, is KISS voorlopig on hold gezet. Een aantal gemeentes is bezig om een doorstart te maken. Zodra we in Velsen onze ambities voor de komende jaren concreet benoemd hebben, beslissen we of we weer mee gaan doen. En zo ja., op welke manier dat het beste aansluit bij onze eigen projecten.

Samen sterker
De Nederlandse gemeenten besloten, tijdens de Algemene Ledenvergadering van de VNG in 2017, nagenoeg unaniem dat de Gezamenlijke Gemeentelijke Uitvoering (GGU) een prioriteit voor alle gemeenten was. Door het College van Dienstverleningszaken van de VNG is een meerjarenprogramma GGU 2020-2024 opgesteld, waarvan de eerste tranche is uitgewerkt in een hoofdlijnenprogramma voor 2020.

In dit programma zijn vervolgstappen en concrete beoogde resultaten geschetst onderverdeeld in vier hoofdprioriteiten, die elk weer een aantal sub-prioriteiten kennen.

De vier hoofdprioriteiten zijn:

• Gemeenschappelijke basis voor de toekomst
• Continuïteit en betrouwbaarheid
• Transformatie in domeinen
• Generieke activiteiten voor alle prioriteiten

Gezamenlijk basis voor de Toekomst
Gemeenschappelijke basis informatievoorziening en dienstverlening

• Common Ground is een nieuwe fase ingegaan: die van het implementeren. Een groeiend aantal producten is nu klaar om in gebruik genomen te worden. Dat betekent dat de focus nu verschoven is naar het regelen van alle randvoorwaardelijke zaken die die nodig zijn om Common Ground-producten succesvol te implementeren.
• Op dit moment wordt door het ministerie van Binnenlandse Zaken gewerkt aan de Wet digitale overheid, waarin de toelating van digitale identificatiemiddelen geregeld wordt. Gemeenten beproeven vooruitlopend daarop verschillende vormen van digitale identiteit, zodat de leerpunten meegegeven kunnen worden bij het maken van de wet en een nieuwe digitale identiteit.
• In juni 2020 waren 138 organisaties aangesloten op het GGI-netwerk, waarvan 125 gemeenten. 80 Landelijke gegevensbronnen, zoals basisregistraties, zijn bereikbaar via GGI-Netwerk.

Datagedreven samenleving en sturingsinformatie

• Er is in april een dashboard gelanceerd over de impact van de coronacrisis op gemeenten op Waarstaatjegemeente.nl.
• Een nieuwe datavoorziening helpt gemeenten bij het vaststellen van de Transitievisie Warmte.
• Het door de gemeente Den Haag ontwikkelde WMO Voorspelmodel wordt in de GGU doorontwikkeld voor gebruik door alle gemeenten.
• Ook wordt data science ingezet om gemeenten inzicht te geven in hoe een jongere zich beweegt door het jeugdzorgsysteem, wat laat zien hoe effectief een behandeling is.

• Diverse deelprojecten en proeftuinen zijn gebundeld onder het project Grip op Informatie. In totaal doen daar nu 70 gemeenten aan mee, onder meer in een actief kennisnetwerk;

Continuïteit en betrouwbaarheid

Informatieveiligheid en gegevensbescherming

• Per 1 januari 2020 is er een standaard verwerkersovereenkomst (VWO) verplicht gesteld door de VNG voor alle gemeenten. Door de standaard te gebruiken worden gemeenten ontzorgd en besparen ze tijd en geld. De standaard verwerkersovereenkomst wordt goed gebruikt en de verantwoording over informatiebeveiliging richting gemeenteraad en toezichthouders door gemeenten loopt dankzij ENSIA, goed.
• Voor ENSIA is behoefte aan een doorontwikkeling op de tool voor het afleggen van verantwoording. Een aanbesteding voor vernieuwing hiervan is gestart.
• De Agenda Digitale Veiligheid is vastgesteld, waardoor er onder meer een verbinding wordt gelegd tussen digitale veiligheid en het domein van openbare orde en veiligheid.
• De informatiepositie van gemeenten is verbeterd doordat de IBD nog intensiever informatie uitwisselt met het Nationaal Cyber Security Centrum en doordat steeds meer gemeenten gebruikmaken van monitoring en detectie van GGI-Veilig.

Realisatie en beheer

• Het Servicecentrum Gemeenten (SCG) beheert inmiddels voor gemeenten contracten met een geschatte gezamenlijke contractwaarde van ruim 500 miljoen euro. Het SCG voert vrijwel in alle gevallen de regie over het beheer, het beheer zelf wordt uitbesteed.
• Met de dienst 14+netnummer bedient het SCG alle gemeenten en 90% van alle gemeenten ondersteunt het op contracten voor onder meer Gemeentelijke Telecommunicatie (GT), GT Connect, GGI-Netwerk en GGI-Veilig. De opdracht voor GT-connect is teruggenomen omdat deze niet aan de verplichtingen kon voldoen. De opdrachtnemer is heeft hierdoor een rechtszaak aangespannen.
• Afgelopen jaar is onder meer gewerkt aan een samenhangende Objectenregistratie (voor de BAG, BGT en WOZ) en de uitwerking van de Basisvoorziening Beeldmateriaal (luchtfoto’s).
• Ook zijn er in dit kader proeven gedaan rondom digitale identiteit.
• Voor het uitvoeren van WOZ-taxaties hebben gemeenten marktinformatie nodig. Het WOZ-datacenter verzamelt ten behoeve van alle gemeenten marktinformatie en verwerkt die in landelijke taxatiewijzers.

Gezamenlijke inkoop

• De aanbestedingen voor printers en end user devices leveren de geplande resultaten. Velsen neemt deel aan de aanbesteding voor end user devices.

Voor het 14+netnummer is een nieuw contract gesloten.

Transformatie in domeinen

Fysiek Domein

• Gemeenten blijven goed aangehaakt bij de voorbereidingen op de invoering van de Omgevingswet. De in maart geplande fysieke sessies werden vanwege de coronacrisis vervangen door webinars, die door 2.000 mensen live werden bekeken.
• De invoering van de wet is uitgesteld, wat betekent dat er meer tijd is om stabiele wetgeving en een goed werkend DSO te realiseren. Dat is op zich positief. Het uitstel betekent wel dat het programma langer doorloopt en daarvoor zijn extra middelen nodig.
• Aansluiting op het DSO is een aandachtspunt, omdat één van de drie aansluitingen (de STOP/TPOD-standaard) onvoldoende is. Daardoor kunnen gemeenten niet aansluiten op dit deel van het DSO.
• De datavoorziening Energietransitie Gebouwde Omgeving is als demoversie beschikbaar. Hiermee kunnen gemeenten alle data gebruiken die zij nodig hebben voor het opstellen van de Transitievisie Warmte, waarmee ze de transitie naar aardgasvrije wijken vormgeven.

Sociaal Domein

• De Visitatiecommissie financiële
• beheerbaarheid sociaal domein, die in maart 2019 werd ingesteld, wordt voortgezet. Gemeenten blijken veel baat te hebben bij de adviezen van deze commissie, bovendien kunnen gemeenten via deze commissie invloed uitoefenen bij de Rijksoverheid.
• Er kan meer voordeel voor gemeenten behaald worden als ze gezamenlijk het opdrachtgeverschap versterken en meer gestandaardiseerd inkopen.
• Vanuit Werk & Inkomen is in nauwe afstemming met het ministerie van SZW succesvol de ondersteuning voor de TOZO-regeling ontwikkeld.
• Ook zijn de architectuur en gegevensstandaard voor het werkzoekendenprofiel en de pilot Hallo Werk ontwikkeld, in samenwerking met het ministerie van SZW en het UWV.
• De resultaten van de activiteiten in dit domein zijn voor gemeenten niet altijd zichtbaar. Daarom wordt de communicatie hierover op de website van VNG Realisatie verbeterd.
• Regiopilots hebben informatiekaarten over zorg en veiligheid opgeleverd, die gemeenten inzicht geven in hoe de samenwerking op regionaal gebied vorm kan krijgen. De 8 regio-adviseurs van VLOT staan gemeenten bij op dit complexe thema. Zij leggen ook de verbinding met andere (landelijke) programma’s.

Lokaal Bestuur, Democratie, Veiligheid en Asiel

• De instrumenten die zijn ontwikkeld in het programma Democratie in Actie worden door gemeenten gewaardeerd. Zo is de Quick Scan Lokale Democratie inmiddels door 70 gemeenten gebruikt.
• Het programma Democratie in Actie stopt, de door dat programma ontwikkelde ondersteuning wordt door de VNG blijvend aangeboden.
• De activiteiten liggen op koers, maar resultaten worden pas in 20212 zichtbaar. Zoals de ondersteuning die is ontwikkeld voor de aanpak van ondermijning.

Generieke activiteiten t.b.v. alle prioriteiten

Uitvoeringstoetsen, innovatie en implementatieondersteuning

• De VNG doet inmiddels impactanalyses voor alle ministeries. Er liepen medio 2020 analyses op 16 dossiers, 6 waren afgerond. Sommige leiden tot een aanpassing van voorgenomen wetgeving. Bijvoorbeeld van de ‘Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 inzake het resultaatgericht beschikken’.
• De VNG zou graag nog eerder in het wetgevingstraject uitvoeringstoetsen doen, zodat de uitvoeringspraktijk van gemeenten meer leidend kan worden.
• De structuren voor het succesvol kunnen opschalen van innovaties zijn gereed. Zoals het projectplan voor het Machine Learning Lab. VNG Realisatie faciliteert de doorontwikkeling van het Huishoudboekje, met als doel dat alle gemeenten deze kunnen gebruiken.
• Planning en resultaten van de verschillende initiatieven kunnen scherper worden geformuleerd en er mag strakker op worden gestuurd. Er is nu een veelvoud aan initiatieven en teams die ieder voor zich goed functioneren en hun resultaten behalen, maar als dit meer in samenhang wordt opgepakt vergroot dat de effectiviteit voor gemeenten.
• De Kadernota Gezamenlijke Gemeentelijke Uitvoering 2021 is opgesteld en ter goedkeuring aan de leden van de VNG voorgelegd. Dit is een herijking van het Meerjarenprogramma en geeft aan waar gemeenten in 2021 in de GGU op gaan inzetten.

Voor de realisatie van bovenstaande punten is door de VNG een bedrag begroot van € 53.749.000 exclusief btw. Als gemeente Velsen dragen we hier naar rato aan bij (€3,- per inwoner).

Tweemaal per jaar brengt de VNG een voortgangsrapportage uit over de GGU. De rapportage van juni 2020 is op het moment van schrijven beschikbaar die van december 2020 nog niet. De verantwoording is dus ook gebaseerd op de rapportage van juni 2020.

Gezien de financiële bijdrage die we leveren en als ‘Slimme volger’ volgen wij deze landelijke initiatieven op de voet en zijn we aangesloten bij een aantal van deze initiatieven.