Personeel en organisatie

Organisatieontwikkeling ‘Graag Gedaan’
Graag Gedaan is het programma van alle medewerkers van de gemeente Velsen om zich verder te ontwikkelen tot een organisatie waarin optimaal samengewerkt wordt. Samenwerken met elkaar, met inwoners, met ondernemers en organisaties uit Velsen en gemeenten om ons heen. De noodzaak om te ontwikkelen is ontstaan omdat de verwachtingen vanuit de samenleving over de gemeente veranderen. De leidende principes daarin zijn ‘dichter bij de inwoners en bedrijven’ en ‘transparant in werkwijze en communicatie’.

Organisatieaanpassing
In juni 2020 is de organisatiestructuur aangepast. Deze aanpassing is ingezet om als organisatie nog beter te kunnen samenwerken. Dat samenwerken kan integraler en slimmer, zodat Velsen aansluit  op wat de samenleving van ons vraagt en verwacht.

Het afgelopen jaar heeft de organisatie onderzocht wat een passende organisatiestructuur is die zo goed mogelijk aansluit op deze verwachtingen. De nieuwe organisatiestructuur gaat de onderstaande ambities voor de werkwijze, zoals eerder al aangeven in de besturingsfilosofie ‘Samen werken aan Velsen’, ondersteunen en bevorderen:
Van buiten naar binnen werken
De ambtelijke organisatie wil in een eerder stadium in gesprek met en luisteren naar wat inwoners, ondernemers en organisaties echt willen en dat meenemen in de beleidsvorming en uitvoering.
Samenwerken
De onderlinge samenwerking tussen domeinen en het bestuur verbeteren. De organisatie wil meer integraal werken en adviseren.
Ondernemend gedrag
De organisatie wil meer ruimte maken voor initiatieven van medewerkers, onder andere door
medewerkers meer ruimte te geven om beslissingen te nemen.
Snelheid en wendbaarheid
Minder hiërarchie en bureaucratie in onze organisatie om daarmee de snelheid in (de voorbereiding van) besluitvorming bevorderen.

Dit heeft geleid tot een organisatiestructuur die bestaat uit de vier domeinen, twee onderdelen en een directieteam. Het aantal leidinggevende functies is verminderd van 38 naar 20 (twee directieleden, dertien managers en vijf teamleiders). De nieuwe managers sturen op proces en teamontwikkeling. Zij houden zich zo min mogelijk inhoudelijk bezig met projecten en taken. Daardoor heeft een manager ook meer tijd voor het sturen op proces en voor het begeleiden van medewerkers. Hierbij is aandacht voor persoonlijk leiderschap van medewerkers, het kunnen nemen van verantwoordelijkheid over het eigen werk en het benutten van ieders talenten.

Ontwikkelen in coronatijd
Werken in coronatijd heeft een aantal stappen in de organisatieontwikkeling versneld. Doordat veel medewerkers vanaf maart 2020 thuiswerken is digitaal werken nu de norm. Medewerkers beschikken over een laptop en kunnen op verschillende manieren digitaal samenwerken. Het gebruik van digitale video- en samenwerkingstools heeft zich in het afgelopen jaar in een sneltreinvaart ontwikkeld. Ondertussen zijn er ook faciliteiten gerealiseerd om ‘hybride’ samen te werken (deels op kantoor en deels thuis). Daarnaast zijn er verschillende stappen gezet om op een goede manier digitaal in contact te zijn met inwoners.

De corona-crisis heeft ook bijgedragen aan het besef dat goede communicatie essentieel is en een belangrijk onderdeel is van het dagelijks werk. Medewerkers en hun leidinggevenden worden zich steeds bewuster van hun rol hierin en vragen steeds vaker om hulp bij het opzetten van de juiste communicatieaanpak.
De nadruk bij de huisvesting lag in eerste aanleg op coronaproof kunnen werken op kantoor. Ondertussen wordt de stap gemaakt naar passende huisvesting gericht op deels werken op kantoor en deels thuis.

Invoering Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (WNRA)
Per 1 januari 2020 is de WNRA van kracht. Hierdoor is de rechtspositie van veel werknemers bij de overheid, waaronder gemeenten gewijzigd. Het reguliere arbeidsrecht (Burgerlijk Wetboek, BW) geldt voortaan voor hen in plaats van het ambtenarenrecht.

De Cao Gemeenten is aangepast aan het BW. Ook de Velsense arbeidsvoorwaardenregelingen zijn herschreven naar het arbeidsrecht en vastgelegd in een personeelshandboek. De medewerkers van gemeente Velsen hebben een arbeidsovereenkomst gekregen. In de dagelijkse praktijk is er voor medewerkers weinig verandert. De materiële arbeidsvoorwaarden, zoals salaris, individueel keuze budget of vakantie-uren zijn gelijk gebleven. Medewerkers van gemeenten blijven ambtenaar en behouden daarmee hun bijzondere status. In de Ambtenarenwet 2017 zijn diverse integriteitsbepalingen opgenomen om deze speciale positie te benadrukken.

Salarissen en inhuurkosten
De uitgaven aan personeel zijn een wezenlijk onderdeel van de totale begroting. De personele kosten van eigen personeel en de externe inhuur wordt inzichtelijk gemaakt. Bij de P&C cyclus zijn er aanpassingen van de personele budgetten ten aanzien van de reguliere begroting 2020 gedaan en daarnaast is de reorganisatie doorgevoerd. Dit heeft geleid tot een overschrijding van € 44.000,-  De inhuur bedraagt 18,2% van de personeelsbezetting en gedaald met 1,1% ten opzichte van 2019. Het percentage inhuur ten opzichte van het totale loonbudget is heel licht gedaald van 25,7% in 2019 naar 25,4% in 2020. Door de ontwikkeling van outsourcing en lastig te vervullen functies is de werkelijke inzet van externen hoog.

Overzicht salaris- en inhuurkosten 2020:

Ziekteverzuimcijfers over 2020

• Het ziekteverzuimpercentage is in 2020 in vergelijking tot 2019 gelijk gebleven, 5,9%.
• In vergelijking tot de benchmark CBS overheden 2020 is het verzuim in de gemeente Velsen hoger dan het landelijk gemiddelde.
• De ziekmeldingsfrequentie is gedaald van gemiddeld 1,07 ziekmeldingen per medewerker per jaar in 2019 naar 0,9 in 2020. Daling zet zich in januari 2021 door naar 0,85.
• Het middellang verzuim is gestegen, maar het kort, lang en extra lang verzuim is iets gedaald.

De benchmark verruimpercentage overheidsdiensten (bron: CBS)

Op het moment van het opstellen van deze rapportage waren de verzuimcijfers (personeelsmonitor A&O fonds 2020) nog niet bekend. Derhalve is er voor gekozen om de CBS benchmark (2020 openbaar bestuur/ overheidsdiensten t/m Q3 2020) op te nemen.

Ziekteverzuimpercentage naar duurklasse

Corona
Uit de registratie van de (corona)ziekmeldingen, positief geteste medewerkers en/of medewerkers in quarantaine kunnen we vaststellen dat de corona pandemie een beperkte invloed heeft gehad op het verzuim. Er is geen significante stijging van het ziekteverzuim vastgesteld. Het verzuim is in de afgelopen maanden stabiel gebleven en de meldingsfrequentie is licht gedaald. Medewerkers die vanwege corona in quarantaine moesten heeft wel invloed gehad op de inzet en capaciteit op een aantal afdelingen, bijv. Handhaving en Publiekszaken.

Over het aantal positief geteste medewerkers kan gesteld worden dat het daarbij gaat om een tiental medewerkers. Het is onduidelijk of dit ook een betrouwbaar aantal is omdat niet alle positief geteste medewerkers dit doorgeven aan hun leidinggevende of aan HR. Als een medewerker positief getest is en hij/zij werkte thuis zonder contact met anderen is de ervaring dat dit niet altijd gemeld is.

Corona enquête
Uit diverse landelijke onderzoeken is naar voren gekomen dat de corona pandemie in relatie tot thuiswerken een verhoogd risico op mentale belasting geeft. Medewerkers ervaren door onder andere de werk – privé balans en sociaal isolement meer werkdruk en stress. Gemeente Velsen heeft derhalve een enquête uitgezet om de vitaliteit, samenwerking en persoonlijke effectiviteit van medewerkers nader te onderzoeken. De resultaten worden eind januari – begin februari 2021 verwacht.